De traditionele kantooromgeving maakt steeds meer plaats voor flexibele werkruimtes, ook wel ‘flexplekken’ genoemd. Deze aanpak stimuleert samenwerking en kan de productiviteit en tevredenheid van werknemers verhogen. Maar voordat u enthousiast een open kantoorruimte vol flexplekken creëert, zijn er enkele overwegingen die uw aandacht verdienen. Hieronder vindt u een overzicht van waar u rekening mee moet houden:
Behoefteanalyse
Elke organisatie is uniek. Voer eerst een grondige behoefteanalyse uit. Welke afdelingen maken het meest gebruik van flexplekken? Welke werknemers hebben mogelijk een vaste plek nodig? Hoe zullen teams met elkaar samenwerken?
Technologie en connectiviteit
Zorg voor voldoende stopcontacten, USB-poorten en een robuuste WiFi-connectiviteit. Overweeg ook draadloze oplaadstations en de integratie van samenwerkingstools, zoals videoconferentieapparatuur.
Opslag
Als werknemers geen vaste plek hebben, waar laten ze dan hun persoonlijke spullen? Denk aan lockers of persoonlijke lades die gemakkelijk verplaatst kunnen worden.
Ergonomie
Hoewel de flexplekken variabel zijn, moeten stoelen, bureaus en andere kantoormeubels nog steeds ergonomisch verantwoord zijn. Dit helpt gezondheidsproblemen bij werknemers te voorkomen.
Privacy
Niet elke medewerker voelt zich comfortabel in een volledig open ruimte. Zorg voor stille ruimtes of akoestische concentratie units waar werknemers zich kunnen concentreren zonder afleiding.
Benut alle ruimte met flexplekken
Bent u van plan om flexruimtes te creëren op kantoor? Goed idee, want ze zijn tegenwoordig een belangrijk onderdeel van de moderne kantoorinrichting. Let er wel op dat u bij het creëren van flexplekken gebruik maakt van alle ruimte die er is. Flexplekken zijn ideaal om onbenutte ruimtes in uw kantoor op te vullen. Met een flexruimte geeft u uw kantoor een moderne look en creëert u ook nog eens meer ruimte. Win-win!
Geluidsmanagement
Open kantoorruimtes kunnen lawaaierig zijn. Overweeg geluiddempende panelen, concentratieunits en belcellen om het geluid te minimaliseren.
Cultuur en communicatie
Een succesvolle implementatie van flexplekken vereist vaak een cultuurverandering. Train leidinggevenden en werknemers in de voordelen en best practices van flexibel werken.
Reserveringssystemen
Als u een groot aantal werknemers heeft, kan het nuttig zijn om een reserveringssysteem te hebben, zodat medewerkers van tevoren een werkplek kunnen reserveren.
Laat uw werknemers meedenken
Zoals met elk nieuw initiatief, is het belangrijk om feedback te verzamelen en aanpassingen te maken waar nodig. Zorg voor regelmatige check-ins met uw team.
Flexplekken doorvoeren doet u niet van de ene op de andere dag. Overgaan op flexplekken is namelijk een hele verandering. Want niet alleen de ruimte is anders, ook de manier van werken wordt anders. Ga daarom altijd eerst met uw werknemers om de tafel zitten om ideeën te bespreken. Inventariseer hun wensen en betrek ze in het veranderproces. Waarom dit zo belangrijk is? Omdat de plekken uiteindelijk door uw werknemers in de praktijk gebruikt gaan worden en zij van het flexwerken een succes kunnen maken.
Planning is belangrijk bij het organiseren van flexplekken
Het creëren van flexplekken op kantoor is meer dan alleen meubels herschikken. Het vergt planning, overweging en aanpassing aan de unieke behoeften van uw organisatie. Door zorgvuldig na te denken over bovenstaande punten, bent u beter voorbereid om een productieve en prettige omgeving voor uw team te creëren om te zien hoe de nieuwe ruimte voor hen werkt.
Creëer ontmoetingsplekken in de buurt van flexruimtes
Bij flexplekken horen ook ontmoetingsplekken. Waar ontmoeten werknemers elkaar anders? Op de ontmoetingsplekken ontmoeten werknemers elkaar op een informele en gezellige manier. Een ontmoetingsplek kan bijvoorbeeld een mooie koffiebar in het centrum van uw kantoor zijn. Ouderwetse, stijve en saaie vergaderingen zijn verleden tijd dankzij deze ontmoetingsplekken. Hierdoor besparen uw werknemers niet alleen tijd, maar worden ze ook veel creatiever. Ontmoetingsplekken geven namelijk een unieke sfeer op kantoor, waardoor ze bijdragen aan een productieve en creatieve werksfeer.
