Als het gaat om de inrichting van een vergaderruimte, wordt er vaak gekozen voor een traditionele inrichting. Zoals een vierkante vergadertafel met daaromheen een aantal vergaderstoelen. Maar er zijn meer mogelijkheden op het gebied van het inrichten van vergaderruimten. Wilt u een vergaderruimte inrichten, maar heeft u nog inspiratie of tips nodig? Lees dan in onze blog bijzondere en originele oplossingen!
Doel van de vergadering
Om tot een passende inrichting van uw vergaderruimte te komen, moet u eerst bepalen wat het doel van de vergaderingen is die u in deze ruimte zal gaan houden. Zo komt u tot een juiste indeling van uw kantoor. Het doel bepaalt namelijk welke inrichting het beste daarbij past. Hierdoor zal een vergadering veel effectiever, plezieriger en rustiger verlopen. Zo is een vergaderruimte met daarin een ovale vergadertafel aan te bevelen wanneer er informatie gedeeld moet worden. Een statafel met krukken heeft echter weer de voorkeur als het gaat om samenwerking en creativiteit. Wanneer er gevoelige onderwerpen besproken moeten worden, geniet een huiskameropstelling de voorkeur. Als u een vergaderruimte inricht, is het dus belangrijk om vooraf te bedenken welke sfeer en welk doel u voor ogen heeft om zo tot een perfecte inrichting te komen.
De juiste stoelen
Bij een vergaderruimte inrichten, zijn goede stoelen natuurlijk onmisbaar. Ook bij het kiezen van de ideale vergaderstoel is het belangrijk om rekening te houden met hoe de ruimte gebruikt gaat worden. Afhankelijk daarvan kunt u de randvoorwaarden voor de ideale vergaderstoel bepalen. Moet het bijvoorbeeld een stoel van leer zijn of toch van stof? En moet de stoel in hoogte verstelbaar zijn? Of wilt u juist een robuust exemplaar. Veel van de voorgaande punten kunt u waarschijnlijk al bepalen op basis van de voorwaarden die u bij punt 1 bedacht heeft. Daarnaast is het belangrijk om na te denken over de duurzaamheid van een vergaderstoel. Een stoel met een leren bekleding is waarschijnlijk duurder, maar slijt ook een stuk minder snel dan een stoel met een stoffen bekleding. Het is verstandig de stoel eerst goed uit te proberen voordat u tot aanschaf overgaat.
De ruimte
Naast het doel is uiteraard ook de beschikbare ruimte van belang bij een vergaderruimte inrichten. Er geldt een minimale afmeting van 2 m² per persoon voor een vergaderruimte. Kleinere ruimtes zijn dan ook uitermate geschikt om in kleine gezelschappen te vergaderen of overleggen. Wanneer het gezelschap uit 10 personen bestaat, dan is uiteraard een grote vergaderruimte vereist. Deze ruimte dient een minimale afmeting van 20 m² te hebben. Het is dus verstandig dat als u een nieuwe vergaderruimte heeft, u zorgt voor genoeg ruimte voor uw werknemers.
Formeel of informeel
Zijn de vergaderingen vaak formeel of juist informeel van aard? Indien het een informeel overleg betreft, is het niet noodzakelijk dat de ruimte is afgesloten. U kunt dan samen met collega’s even plaatsnemen in de daarvoor bestemde zithoek in de kantoortuin. Een formeel overleg vereist echter een afgesloten ruimte. Dit om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie binnenskamers blijft. Bij de inrichting van een vergaderruimte zijn voor alle vormen oplossingen te bedenken. Uiteraard is er voor iedere oplossing passend kantoormeubilair zoals vergadertafels, vergaderstoelen, barkrukken en banken te leveren. Uiteraard is uw ruimte niet onbeperkt, dus bedenk vooraf goed welke vormen van vergaderingen binnen uw bedrijf plaatsvinden en pas daar de inrichting op aan
Vergadertafels
Of u nu zittend of staand aan het vergaderen bent, korte of lange vergaderingen houdt, u moet uw vergaderruimte voorzien van de juiste vergadertafels en fijn meubilair om een juiste sfeer te creëren. Wat de voordelen en verschillen van deze vergaderopstellingen zijn leest u hieronder:
- Grote vergadertafel:
- U heeft voldoende ruimte om al uw materialen zoals laptops, documenten en presentatiemiddelen neer te leggen.
- U kunt met veel deelnemers aan één tafel zitten, wat bijdraagt aan het groepsgevoel.
- U kunt overzichtelijk presenteren en iedereen aan tafel heeft een duidelijk zicht op de spreker en het gepresenteerde materiaal.
- Staande vergadertafel
- U bevordert door staand vergaderen een actievere houding bij de deelnemers, wat kan leiden tot een energieker en effectiever overleg.
- Uw vergaderingen zijn vaak korter en bondiger, omdat men staand minder geneigd is om uit te wijden.
- U stimuleert de bloedcirculatie, wat de alertheid en concentratie kan verhogen.
- U-vorm tafel:
- U creëert een open centrum, wat ideaal is voor presentaties of wanneer er een spreker is. Iedereen heeft zo goed zicht.
- U bevordert interactie, omdat de deelnemers elkaar kunnen aankijken en gemakkelijker kunnen communiceren.
- U kunt eenvoudig rondlopen in het midden, wat handig is als u iets wilt tonen of uitleggen aan de groep.
