Langzaam begint het u te dagen: uw kantoor voldoet niet meer aan de standaard of aan de eisen van u en uw medewerkers. Uw bedrijf groeit misschien hard waardoor u een volgende stap in uw huidige kantoor aan voelt komen.
Nu kunt u op zoek gaan naar een nieuwe kantoorruimte of een likje verf om uw kantoor aantrekkelijk te maken, maar dat is niet per se gewenst. In dat geval kan een kantoorrenovatie precies zijn wat nodig is.
Daarbij gaat het niet alleen om de eisen van uzelf, maar spelen ontwikkelingen op het gebied van nieuwe materialen en energiezuinig werken hierbij ook een rol. Als u bij de kantoorrenovatie rekening houdt met de volgende vier punten, weet u zeker dat u de komende jaren met plezier in uw kantoor kunt werken!
WAT verstaan we onder kantoorrenovatie?
Bij een kantoorrenovatie wordt (een deel van) het bestaand kantoor hersteld en waar nodig gedeeltelijk vernieuwd, waardoor het weer bruikbaar wordt en voldoet aan de huidige maatstaven en normen. Daarbij gaat het niet alleen om de eisen van uzelf, maar spelen ontwikkelingen op het gebied van nieuwe materialen en energiezuinig werken hierbij ook een rol. Als u bij de kantoorrenovatie rekening houdt met de volgende vier punten, weet u zeker dat u de komende jaren met plezier in uw kantoor kunt werken!
Wie is verantwoordelijk bij een kantoorrenovatie?
Een renovatie terwijl het werk door moet gaan is behoorlijk ingewikkeld en ingrijpend. Dan is het dus ook heel belangrijk dat iemand de verantwoordelijkheid heeft. Met de juiste mensen kan een kantoor verbouwing gemakkelijker verlopen, omdat zij flexibel kunnen reageren op de behoeften en zorgen die u als ondernemer heeft.
Een vast aanspreekpunt voor uw kantoorrenovatie
Zolang niet duidelijk is wie wat gaat doen, kunt u beter niet beginnen aan een kantoor verbouwing. Deze onduidelijkheid zal de werkzaamheden in uw huidige kantoor namelijk belemmeren en ervoor zorgen dat de verbouwing veel tijd in beslag neemt.
Bovendien is het handig om één vast aanspreekpunt te hebben om onduidelijkheden en dubbele afspraken te voorkomen én die de nieuwe ontwikkelingen voor uw nieuwe kantoor kan doorvoeren. U kunt zelf verantwoordelijk zijn of u kunt iemand van uw medewerkers deze rol geven.
Maar u kunt er ook voor kiezen om een externe partij als De Kantoorinrichter in te schakelen die alle betrokken partijen aanstuurt, coördineert en andere taken voor u uit handen nemen kan. Een goede planning voor de renovatie zorgt uiteindelijk voor een mooie, nieuwe kantoorinrichting geheel naar uw wens. Dat scheelt u veel tijd en energie.
Extra tip van De Kantoorinrichter: voorkom dat u voor verrassingen komt te staan en inventariseer vooraf altijd zelf al een aantal essentiële zaken, die kunt u altijd bespreken met de externe partij.
Wat heeft u nodig bij een kantoorrenovatie?
Een kantoorrenovatie kan, net als bij een renovatie van een woning, behoorlijk ingrijpend zijn. Er komt soms veel bij kijken. Wat er precies voor nodig is, hangt van uw plannen af. Is een herinrichting van uw kantoor voldoende, dan dient u alleen te kijken naar de nieuwe kantoormeubelen die u nodig hebt.
Het gaat dan vooral om de inrichting van werkplekken, bureaustoelen en de aankleding met planten bijvoorbeeld. Pakt u het groter aan, dan moet u wellicht ook rekening houden met wanden en plafonds, akoestiek, vloeren, schilderwerk, raambekleding en (geluids)isolatie. Zorg ervoor dat duidelijk is wat nodig is en neem dit op in een verbouwplan. Dit is een belangrijk onderdeel van de planning.
Maak een planning en bewaak deze
Naast dat het belangrijk is dat iedereen weet wie verantwoordelijk en het vast aanspreekpunt is tijdens de kantoorrenovatie, moet u een gedetailleerde en realistische planning maken. Met de nadruk op realistisch.
Houd daarom in de planning rekening met bepaalde omstandigheden. Wanneer u externe partijen (bijv. een schilder, stoffeerder, verhuisbedrijf of stukadoor) bij het verbouwingsproces betrekt, is het belangrijk dat u ook in de planning vastlegt wie uw contactpersonen zijn en wanneer welk bedrijf iets komt doen.
Juist omdat u bij een renovatie ook afhankelijk bent van externe partijen. Maar ook als u de verbouwing intern houdt en zelf een aantal bureaus en kasten in elkaar wilt zetten, is het verstandig om in de planning op te nemen wie er helpt en zijn werk even neer kan leggen.
Uiteraard met het doel de renovatie vlot en goed te laten verlopen. Maar ook om de normale werkprocessen zo min mogelijk te verstoren.
Kunt u subsidie krijgen bij een kantoorrenovatie?
Vanuit de overheid is extra aandacht voor het milieu. Concreet betekent dit dat de overheid ondernemers financieel ondersteunt bij het nemen van energiebesparende maatregelen. U kunt hier uw voordeel mee doen bij een kantoorrenovatie.
Er zijn verschillende financiële en fiscale regelingen mogelijk als u rekening houdt met duurzaamheid bij uw renovatie. Zo kunt u subsidie aanvragen en heeft u fiscaal voordeel als u investeert in energiezuinige technieken en duurzame energie via de Energie Investering Aftrek.
Ook als u zonneboilers, warmtepompen, biomassaketels en pelletkachels aanschaft, kunt u een tegemoetkoming in de aanschaf aanvragen vanuit de Investeringssubsidie Duurzame Energie. Er zijn nog meer financiële en fiscale regelingen voor duurzame energievoorzieningen.
